ヘルプが必要な方
・WEBサイトを見たがよくわからなかった方
・契約を検討中で具体的な設定方法がわからないため不安のある方
・契約をしたが、最初のアクションに不安のある方
・問い合わせフォームから問い合わせしようと思うが、もう少し理解を深めたい方
少々長い文章ですが、以下にご案内をいたしますので参考になれば幸いです
サービス概要をシンプルに
れんらくがかりスクールは、グループチャットをベースにしています。
概要を解説します
- グループは、管理者によって作成されます。
- グループは、そのグループを管理するユーザー（管理ユーザー）とグループに参加するユーザー（エンドユーザー）によって構成します。
- エンドユーザーは、アプリ内の連絡先メニューから参加したいグループを選択して申請し、管理ユーザーによって承認されると参加できます。
- 連絡先には、グループ名と管理ユーザーが表示されます。
- 管理ユーザーとのコミュニケーションも可能です。１対１のコミュニケーションに有効です。
- グループは、１対Ｎのコミュニケーションになります。Ｎはエンドユーザーです。１つのグループに複数の管理ユーザーを設定することができますので厳密には、１ではございません。
- グループ名には、年度の表示があります。３月～４月の年度更新による進級の際には、新しい年度のグループに参加申請する必要があります。
具体的に何をすればよいのか解説します
- ご利用するためには、団体ごとにご契約を締結頂く必要があります。
- ご利用を開始するには、iOSまたはAndroidのアプリをダウンロードしていただくか、WEBサイトからログインして登録する必要があります。
- アプリもしくはWEBサイトからご登録いただく対象は、このサービスを利用する全員となります。
- ご契約を締結するとアカウントＩＤが割当てられます。これは団体ごとに割当てられます。
- 登録を頂く際、このアカウントＩＤが必要となりますので、周知いただく必要があります。
（案内文書の作成代行を承りますので必要があればお問合せください） - エンドユーザーの申請を管理ユーザーが承認することによってグループに参加もしくは管理ユーザーとのコミュニケーションがスタートできます。承認作業を適宜実施してください。
検討から契約までの手順
現在、このページをご覧頂いているということは、現在の業務フロー等を改善したい、と考えていらっしゃるからだと思います。
このサービスをご利用いただくことで少しでもお役に立てれば幸いです。
以下にポイントを列挙し案内いたします。
- 改善したい点を明確にしましょう
よくある例として、お子さまに配布されたプリントが保護者に届いたり、届かなかったり、という保護者目線の問題を解決したいのか、保護者に懇談会や面談のアンケートをだしても集計が大変である、という教職員目線の問題もあります。体調が悪いので欠席連絡をしたいが、いつも朝は学校に電話がつながらない、電話回線が少なくて保護者に迷惑をかけていると感じている学校側の認識もあると思います。
改善したい点が明確になったら、このサービスの機能をご紹介するページがございますので比較してください。 - 改善したい点と機能比較はいかがでしたか？
機能が十分満たされていると感じて頂けましたら幸いです。
より具体的な検討をする上で、サービスプランを選定して頂きます。大きな違いは、ユーザー数と音声・ビデオ通話を利用可否と通話料金、WEB会議の利用料金となります。広告が掲載されるプランがあり、しかしエンドユーザーはポイントを貯められるメリットもございます。
プランと機能をまとめた利用料金ページがございますのでご確認ください。 - プランの決定にあたり注意点がございます
各プランから別のプランに移行したい場合があると思います。
フリープラン⇒どのプランへの移行可能
プレジャープラン⇒スタンダードプラン・プレミアムプランへ移行可能
スタンダードプラン⇒プレジャープランやフリープランへ移行不可
同様にプレジャープランからフリープランへ移行不可
カスタマイズプラン⇒どのプランからも移行可能
カスタマイズプラン⇒どのプランへも戻すことは不可
プランの特徴がそれぞれ違うため、移行する際には変更作業に伴うお時間を頂戴することになります。
プラン変更の際はまずお問合せください。 - 利用料金のお支払い方法を利用料金のページで忘れずにご確認ください。
基本的なお支払いはクレジットカードもしくはコンビニ決済となります。コンビニ決済の準備完了までは請求書発行による銀行振込にも対応致します（予定）。 - 今からはじめる、申込みなどのボタンから申込みをお願い致します。
今からはじめるまたは申込みボタンを押すと画面が映り、プランの確認画面が表示されます。選定頂いたプランを選択して申込みしてください。 - プランを選択して申込むを選択したあとの流れ
利用規約とプライバシーポリシーに同意を頂く必要がございますので、必ず熟読して同意してください。
次に申込者の情報を入力していただく画面になります。 - 申込者のメールアドレスに確認メールが送信されますので本文内URLをクリックしてください。
- 本登録が完了し契約が締結となりました
自動でアカウントＩＤが発行されますのでご確認いただき、お支払い方法を入力頂いて完了となります。
クレジットカード等の情報は、決済代行業者であるGMOグループのイプシロン株式会社にて管理し弊社では保持致しません。特定商取引法の表記をご確認ください。
また利用規約に記載のとおり、誤情報や契約に不適合な方からの申込みであると判明した場合は、一方的に契約を解除致しますのでご留意ください。
利用開始までの手順
大きく分けて、準備すべきことが３つあります。
- １つは、環境設定です。管理ユーザーとグループの設定を行います。
- １つは、エンドユーザーへの周知です。
- 最後の１つは、エンドユーザーの申請を承認する作業です。
環境を整えておかないと参加できませんので以下順番に解説します。
１．管理ユーザーを設定しましょう
最初に管理ユーザーを設定することには理由があります。グループには管理ユーザーの設定が必要であるためです。最初にグループを作成してしまうと管理ユーザーが不在で選択できない状態になるためグループを作成しても設定を完了することができません。
- 誰を管理ユーザーにすればよいか？
管理ユーザーは、グループ内に参加するエンドユーザーにチャットを使ってお知らせ、プリントの配信、行事のお知らせやWEB会議の開催を行う権限があります。従って、グループがクラス単位であれば担任や副担任の教職員、グループが学校全体であれば教務主任や教頭先生、グループがPTAなどの保護者会であれば、その中でご担当される方々にすることを推奨します。 - 管理ユーザーは１対１でのコミュニケーションが可能
管理ユーザーに登録されるとアプリ内の連絡先一覧に表示されます。連絡帳や個別の相談（チャット・音声・ビデオ通話）としてご利用していただくためです。エンドユーザーに認識されやすい名前を管理ユーザー名として登録することを推奨します。 - プランによる違い
スタンダードプランでご契約いただいたお客様は管理ユーザー登録時にチャット、音声・ビデオ通話の機能をＯＦＦに設定することができますので、管理ユーザーによって使い分けをしてください。 - 年度更新の対応は？
年度更新に伴い異動がある場合がございます。まずは新しい年度における管理ユーザーの更新作業をお願い致します。 - 管理ユーザーのアプリ登録時の注意点
管理ユーザーの登録情報はこの設定によってすでに有効になっています。従って管理ユーザーがアプリをダウンロードして登録する際には管理ユーザー設定時に登録したユーザーＩＤとパスワードを利用していただく必要があります。
２．グループを設定しましょう
グループは、グループ内でのコミュニケーションの場所となります。管理ユーザーもしくはエンドユーザーがチャットするとグループ内に参加している全員がその内容を見ることができます。またWEB会議機能はＯＮのままとなります。
- グループの名前のつけ方
どのような単位でコミュニケーションをとるかによって決定する必要があります。クラス単位で担任の教職員が管理ユーザーとなるのか、学年単位がよいのかは、その団体によるところです。 - グループ設定の際に選択肢があります
グループに参加するエンドユーザーは登録時にご自身の名前（学校の場合は保護者名が一般的）を利用して頂きます。グループに参加するためにエンドユーザーは申請をし、管理ユーザーはそれを承認する必要がありますが、保護者名ですと承認可否の判断が難しい場合があります。
そのため、グループ設定時に１．お子さまの名前と続柄を入力してもらう、２．入力不要の２つの選択肢を準備しています。クラスや学年のグループには１．を、教職員だけのグループやＰＴＡなどお子さまの名前を必要とせずに承認ができる場合は２．を選択してください - 全員にお知らせしたい
グループに関係なく全員にお知らせをしたい場合があると思います。１つ１つのグループに配信せずに全体に一括で送信したいことがあることでしょう。それを解決するため、全体グループとして利用できるグループを予め３つご用意しております。どこかのグループに所属していればこの３つの全体グループに自動的に参加できるようにしています。全体グループの名称は適宜変更してください。 - 年度更新の時に同じグループ名になるのではないか？
グループ名の先頭に年度を自動で表示するようにしています。例えば○○年度グループ名と表示されます。新年度になって作成していただくグループ名が同一であってもエンドユーザーは判別ができますのでご安心ください。またグループは４月～翌年４月までの有効期間となっております。年度更新の移行の時期は、新旧の両方のグループへ配信やチャットなどをして頂けるとわかりやすい運用になると思います。 - 年度更新の時に何をすればいいのか？
４月の新年度になりましたら、異動などによって管理ユーザーが変更になります。まず、管理ユーザーを更新し、そのあとその年度で利用するグループを作成して、エンドユーザーに周知してください。
３．環境設定は完了です。エンドユーザーに周知しましょう
管理ユーザーとグループ設定が完了しましたので、エンドユーザーが参加申請できる状態となりました。
- エンドユーザーへ案内文書等で周知してください。
（作成することが難しい場合があると思います。弊社で作成代行を承りますので必要があればお問合せください） - エンドユーザーは、アカウントＩＤ、ユーザーＩＤとパスワードを登録して準備が整います。アプリの連絡先一覧にグループまたは管理ユーザーが表示される状態となっています。
- エンドユーザーは、連絡先一覧から参加申請しますので、管理ユーザーはこれを承認する必要があります。
４．承認作業をしてスタートしましょう（これで最後です）
繰り返しになりますが、エンドユーザーからグループもしくは管理ユーザー宛に申請されたら承認をしなければエンドユーザーは参加できません。参加できない＝連絡ができない状態となりますので、適宜承認作業を実施してください。作業がすべて完了するまでは新旧年度のグループにお知らせやチャットを送ることを推奨します。ある一定期間ごとにエンドユーザーに移行（新しい年度のグループに申請）を促すことも重要かもしれません。
- 何のために承認するのか？
セキュリティを保つことが一番の目的です。アカウントＩＤを管理頂きますが漏洩しない保証はございません。万が一、アカウントＩＤが漏洩している状態ですとアプリをダウンロードして登録すると、見ず知らずの第三者が情報を受信できてしまいます。便利さとセキュリティは相反するモノです。一定のラインを超えないように熟慮した結果、承認作業が必要であると判断しシステムを構築しておりますので、ご理解を頂きますようお願い致します。 - グループの管理ユーザーが承認作業を実施します
エンドユーザーはグループ宛に申請をしますので、そのグループを管理する管理ユーザーが参加を承認するかどうか確認して作業を進めて下さい。 - 管理ユーザー宛の申請はその管理ユーザーが承認作業を実施します
グループではなく管理ユーザーと１対１でコミュニケーションをとる場合は、管理ユーザー宛に申請されます。ご自身と直接つながるエンドユーザーとなりますので、エンドユーザー情報を確認し承認作業を進めて下さい。 - 全体グループの承認作業は不要です
全体配信に利用するグループの承認作業は不要です。いずれかのグループに参加承認されたエンドユーザーは自動的に全体グループに参加できるようにシステム構築されております。 - チャット・配信・音声・ビデオ通話・WEB会議を始めましょう
グループ内もしくは管理ユーザーとしてコミュニケーションを始めてください。よりよいコミュニティのお力添えができれば大変光栄です。